Czy pracodawca może pytać o powód L4?

Zwolnienie na czas choroby jest uprawnieniem pracownika gwarantowanym przez przepisy prawa pracy. Należy się zawsze, kiedy stan jego zdrowia nie pozwala mu podjąć aktywności zawodowej i zmusza go do leczenia i odpoczynku. Ciężko znaleźć osobę, która nigdy nie ominęła dnia pracy z powodu choroby, w końcu to nie pracownik ją wybiera, a ona wybiera pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że brak dyspozycyjności podwładnego jest obciążeniem również dla pracodawcy — będzie on musiał przejąć jego obowiązki lub znaleźć kogoś na zastępstwo. W przypadku częstych absencji lub długotrwałej nieobecności pracodawca może chcieć dowiedzieć się, jaki jest powód L4 pracownika, tylko czy ma do tego prawo?

Pracownika chroni RODO

Czasy, kiedy pracodawca na rozmowie kwalifikacyjnej mógł zapytać kobietę o jej stan cywilny i plany na przyszłość w kwestii posiadania potomstwa, słusznie odeszły w przeszłość. Od dnia wejścia w życie przepisów unijnych chroniących dane osobowe i nowelizacji Kodeksu pracy, pracodawca ma jasno wskazane, jakie informacje może pozyskiwać od kandydatów do pracy oraz osób zatrudnionych.

Aby zatem odpowiedzieć na pytanie, czy przełożony może pytać o powód L4, należy sięgnąć do art. 22¹ § 3 i §4 KP. Zgodnie z tymi przepisami może on żądać od pracownika między innymi podania imienia i nazwiska, daty urodzenia, adresu zamieszkania, danych kontaktowych, numeru PESEL, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Co prawda pracodawca ma prawo żądać wskazania innych danych, ale tylko w przypadku gdy ich pozyskanie jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Wśród powyższych informacji nie znajdziemy tych dotyczących stanu zdrowia pracownika. Te bowiem należą do tzw. danych wrażliwych i są szczególnie chronione. A zatem jak szczegółowo i pokrętnie nie interpretowalibyśmy przepisów KP, nie uzyskamy odpowiedzi twierdzącej na zadane w temacie artykułu pytanie.

Czy istnieją wyjątki od powyższej zasady?

Rozmowy na tematy zdrowotne, tym bardziej w zasadzie z obcym człowiekiem, jakim jest pracodawca, mogą być nieprzyjemne i krępujące. Jest wiele schorzeń, szczególnie tych dotyczących naszej psychiki lub miejsc intymnych, które mogą szczególnie zawstydzać pytanych o to pracowników. Na szczęście przepisy RODO i KP chronią przed „wścibskimi” pracodawcami i nie pozwalają na wypytywanie podwładnych o ich stan zdrowia.

Są jednak pewne wyjątki od powyższej reguły. Niektóre przypadłości wpływające na stan zdrowia pracownika uprawniają go do dodatkowych przywilejów, nie tylko do urlopu chorobowego. Za przykład możemy wskazać l4 w czasie ciąży, kiedy to kobietom przysługuje 100% świadczenia chorobowego (normalnie jest to 80%) lub też stwierdzenie choroby zawodowej, które to uprawnia zatrudnionego do przeniesienia do innej pracy nienarażającej go na działanie czynników, które wywołały te objawy.

Oczywiście nikt nie może zmusić pracownika do wyjawienia powodów korzystania ze zwolnienia lekarskiego. Nie ma żadnych przepisów, które by pozwalały pracodawcy wymagać wskazania takich informacji lub karać w przypadku gdyby osoba zatrudniona nie chciała ich ujawnić. Zasada jest taka, że w przypadku gdy pracownik chce skorzystać z dodatkowych uprawnień, musi zgłosić się do pracodawcy i wskazać mu podstawę (tj. wskazać schorzenie), która będzie zobowiązywała przełożonego do określonego zachowania.

Na koniec chciałabym podkreślić, że brak chęci ze strony pracownika do podejmowania rozmowy na ten temat jego stanu zdrowia i powodów wystawienia L4 nie może mieć negatywnego wpływu na jego zatrudnienie. Pracodawca nie tylko nie może wymuszać wyjawienia takich informacji, ale próba tego dokonania może wiązać się z nałożeniem na niego wysokiej kary administracyjnej (finansowej).

Czy powód L4 znajduje się na zaświadczeniu lekarskim?

Mimo że prawo chroni pracownika przed koniecznością ujawniania pracodawcy informacji na temat swojego staniu zdrowia, to może pojawić się obawa przed tym, że takie dane znajdą się na zwolnieniu lekarskim, które przecież musi być dostarczone przełożonemu. Uspokajam, nic takiego się nie dzieje.

Procedura wystawiania L4 i przekazywania go ZUS oraz pracodawcy jest przeprowadzana w taki sposób, aby określone dane osobowe pracownika trafiały do właściwego podmiotu wyłącznie w sytuacji, gdy jest to rzeczywiście niezbędne. W praktyce wygląda to w ten sposób, że treść zaświadczenia lekarskiego w pierwszej kolejności trafia do ZUS, następnie organ ten przekazuje określone dane do pracodawcy. Ten ostatni jest informowany wyłącznie o fakcie wystawienia zwolnienia, nie są natomiast nigdy podawane powody L4.

Jak wygląda zaświadczenie lekarskie?

L4 w swojej treści nie posiada zapisu o dokładnych powodach zwolnienia. Znajduje się tam jedynie kod choroby. Kod ten wystarczy, aby pracownik posiadał prawo do pobierania wynagrodzenia chorobowego od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zaświadczenie lekarskie może posiadać kody literowe od A do E. Każdy z nich określa daną grupę chorób. Kody te oznaczają następująco:

• Kod A – niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowana tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą;
• Kod B – niezdolność do pracy w czasie ciąży;
• Kod C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu;
• Kod D – niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą;
• Kod E – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub inną chorobą, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Niektóre z powyższych kodów, mimo iż nie ujawniają dokładnie, na jakie schorzenie cierpi pracownik, to mimo wszystko pozwalają „domyślić się”, co dzieje się z jego stanem zdrowia. Dlatego też w przypadku kodów B lub D pracownik może złożyć pisemny wniosek o niewpisywanie kodu do zaświadczenia. W pozostałych wypadkach kod również może nie zostać umieszczony w treści L4, jednak o tym decyduje już sam lekarz.

Czy zabroniona jest rozmowa pracodawcy z pracownikiem o powodach L4?

To, że pracodawca nie może wprost żądać od pracownika wskazania powodu L4, nie oznacza, że nie może z nim rozmawiać o jego dolegliwościach. Jeżeli stosunki koleżeńskie przełożonego z podwładnym pozwalają na to, nie ma żadnych przeciwskazań, aby pracodawca rozmawiał z pracownikiem na temat problemów zdrowotnych tego drugiego. Wszystko tutaj zależy czy pracownik chce ujawniać informacje o sobie i swojej kondycji fizycznej i psychicznej.

Trzeba również pamiętać, że KP nakłada na pracodawców obowiązek podejmowania działań w zakresie ochrony życia i zdrowia pracowników w miejscu pracy poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków. Nie będzie zatem żadnym wykroczeniem sytuacja, w której przełożony (w sposób taktowny i powściągliwy) będzie próbował pozyskać od podwładnego informacje o jego stanie zdrowia, o ile oczywiście ma to na celu realizację powyższego obowiązku. Dobrze, aby pracodawca wiedział, czy stworzone przez niego warunki pracy nie wpływają negatywnie na zdrowie jego podopiecznych. Jeżeli pracownik nie czuje się komfortowo z pytaniami zadawanymi przez pracodawcę, ma on oczywiście prawo do odmowy podejmowania rozmowy czy też odpowiadania tylko na niektóre pytania. Wszystko tutaj zależy od woli i intencji stron.